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Productividad

Auto-Diagnóstico de Buenas Prácticas para la Productividad

Este Auto-diagnóstico nos ayudara a identificar oportunidades de mejora en la apropiación de buenas prácticas para la Productividad de la organización. A continuación, se debe diligenciar el formulario con información que servirá como insumo para analizar y orientar las estrategias para el mejoramiento. Por ende se recomienda, Contestar este Formulario a Conciencia.




¿Cuál de las siguientes definiciones describe al término "Productividad"?

¿Con que Frecuencia se mide la Productividad en su empresa?


Políticas de Tratamiento de Información

Este programa cuenta con un apoyo estatal de cofinanciación otorgado por intermedio de LA UNIDAD DE GESTIÓN DE CRECIMIENTO EMPRESARIAL ADMINISTRADA POR LA FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A., FIDUCOLDEX y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Actividades De Entrada de Insumos y Materiales

1-¿Existe un procedimiento estandarizado de control en la recepción de materias primas o insumos?

2-¿En los últimos 6 meses todos los tipos de inventario de materias primas e insumos han permanecido menos de 1 semana en bodega?

3-¿En el último año se ha realizado al menos una visita a la planta de producción de alguno de los proveedores clave con el fin de encontrar oportunidades de mejora en la calidad y el valor percibido?

4-¿El uso de las materias primas e insumos está determinado por una organización de acuerdo a un sistema basado en el orden de llegada y/o frecuencia de uso?

Actividades De Entrada de Insumos y Materiales

5-¿El lugar en donde se almacenan las materias primas se encuentra señalizado y permite el libre movimiento de material y libre desplazamiento del personal encargado?

6-¿La falta de materias primas o insumos ha sido motivo de retraso en la producción de alguna de sus líneas o productos en los últimos 6 meses?

7-¿En los últimos 6 meses algún tipo de insumo o materia prima ha sufrido daño por desplazamiento o bodegaje inapropiado?

Actividades De Transformación

8-¿La producción se realiza de acuerdo a un orden, basado en la prioridad de las fechas de entrega de producto o servicio?

9-¿Se tienen estudios documentados para estimar la capacidad de producción real de los procesos de servicio o manufactura en el último año?

10-¿Existen procedimientos de trabajo estándar actualizados para mostrar cómo se hace el proceso y los flujos de materiales y esta información es de fácil acceso para el equipo de trabajo?

11-¿La empresa tiene conocimiento actualizado del porcentaje de devoluciones, reprocesos o re trabajos asociados a los productos o servicios suministrados a clientes?

Actividades De Transformación

12-¿El área de producción ha generado producto terminado que no satisface necesariamente las necesidades del área comercial y se almacena por tiempo indefinido, con argumentos como el de "mantener los recursos ocupados"?

13-¿Es común que cuando ocurre un error que genere un producto defectuoso, se señale a la persona responsable antes de analizar el diseño y comportamiento del proceso?

14-¿En los últimos 6 meses la producción ha tenido que parar más de 1 día hábil, debido a la falta de algún repuesto para reparar algún equipo averiado o por la falta de algún equipo de reemplazo?

Actividades De Salida de Producto y/o Servicio

15-¿En alguna ocasión en los últimos 6 meses, la bodega de producto terminado llego al tope de su capacidad máxima, creando espera en el área de producción por falta de espacio para almacenamiento de nuevo producto?

16-¿En el último año se ha realizado una reunión con algunos de los clientes más representativos, con el fin de identificar oportunidades de mejora en la calidad del producto final?.

17-¿En los últimos 6 meses todos los tipos de producto terminado han permanecido menos de 1 semana en bodega?

18-¿El lugar de disposición de producto terminado se encuentra señalizado y permite el libre movimiento de material y libre desplazamiento del personal encargado?

Actividades De Salida de Producto y/o Servicio

19-¿La distribución en el almacenaje de producto terminado en la bodega esta determinado por variables como: las fechas de caducidad del producto y/o el orden de entrega de los pedidos?.

20-¿En los últimos 6 meses la empresa ha experimentado daños en el producto terminado debido a eventos ocasionados por fallas en la manipulación y/o transporte de mercancía?.

21-¿Debido a fechas de vencimiento próximas o productos obsoletos, la empresa ha tenido que vender algunos lotes por debajo del precio normal?.

Actividades De Gestión Organizacional

22-¿Es común que en su empresa se hagan reuniones a donde asisten personas que no tienen nada que ver con el tema a tratar y/o no se llega a ninguna conclusión y/o no se genera un acta de la reunión y/o no se tiene objetivo claro?.

23-¿En la empresa existen y se gestionan indicadores para medir las objetivos trazados según la planeación estratégica?.

24-¿Existe un plan de incentivos para el equipo de trabajo relacionado con el cumplimiento de indicadores de productividad?.

25-¿En el último año se capacito al equipo, buscando mejorar sus competencias en temas no relacionados con el estricto cumplimiento de normatividad (Ej: SST y/o Habeas Data)?.

Actividades De Gestión Organizacional

26-¿En su empresa tienen canales de comunicación virtuales (WhatsApp, Facebook, etc.) en donde se comparte información que a veces no tiene nada que ver con las labores que Ud. realiza?

27-¿Existe un seguimiento y registro a la implementación de proyectos de mejora en las practicas organizacionales?.

28-¿En el último año la alta dirección realizo alguna socialización de las estrategias organizacional a todo el equipo de trabajo?.

Un Momento por favor, Estamos Midiendo sus Resultados....

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201 - 300 Prácticas para la productividad adecuadas
Prácticas para la productividad aceptable y por mejorar
Prácticas para la productividad inadecuada y por mejorar

Tu Puntaje

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Excelente, No Necesitas Planes De Accion o Mejora, pero tenemos una Sugerencia.

Es Necesario un Plan de Acción para Mejorar la Productividad de tu Empresa, clic en el botón para generar un plan de acción.

Se requiere Urgente un Plan de Accion para Mejorar la Productividad de tu Empresa, click en el boton para generar un plan de accion.

Nombre Empresa

xx de xxxxxxxxx de xxxx

Autodiagnóstico de Productividad

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puntos

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Practicas para la productividad adecuadas

Practicas para la productividad aceptables y por mejorar

Practicas para la productividad inadecuadas y por mejorar

Actividades
de entrada

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Actividades
de transformación

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Actividades
de salida

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Actividades de
gestión organizacional

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Acciones De Mejora SUGERIDAS

Mantener la cantidad optima de inventarios de Materia Prima e Insumos, teniendo en cuenta los tiempos estimados de llegada, las cantidades a consumir según la producción programada y los tiempos de caducidad, esto con el fin de no llegar a tener excesos de materia prima y/o insumos o tener un inventario insuficiente para operar.


Para insumos y materias primas del mismo tipo, lo pertinente es seleccionar los elementos a ser procesados bajo un sistema “Primeros en entrar, primeros en salir”, en donde los primeros lotes en ingresar al inventario, deberían ser también los primeros en pasar a ser procesados.

El lugar para la disposición de Materias primas e insumos debe permanecer limpio, organizado y señalizado con el fin de poder identificar fácilmente los elementos por categorías, como fecha de llegada, tipo, frecuencia de uso.


El tránsito entre las áreas de disposición de materias primas e insumos y el área de producción debe darse de manera adecuada, sin interrupciones, por esto es importante despejar cualquier tipo de elemento que entorpezca las labores de transporte.

Mantener actualizada la información relacionada con productos no conformes, devoluciones, garantías, lotes, con el fin de identificar posibles fuentes de error en el proceso que afectan la calidad y generan sobrecostos por reproceso.


Determinar la capacidad de producción real con la infraestructura y recursos actuales, buscando realizar una programación de la producción acertada y dar respuesta veraz y oportuna a los requerimientos de los clientes.

Implementar un plan de mantenimiento a equipos, realizando paradas programadas con el fin de realizar mantenimientos preventivos, evitando así paradas no programadas por tiempos prolongados a causa de mantenimientos reactivos o daños inesperados.


Mantener la cantidad optima de inventarios de Producto Terminado, teniendo en cuenta los tiempos estimados de entrega, los tiempos estimados de producción, las cantidades a despachar y los tiempos de caducidad, esto con el fin de no tener excesos de producto terminado lo cual representa un costo de capital de trabajo excesivo o tener un inventario insuficiente para el despacho en los tiempos programados lo que representaría la posibilidad de perder clientes.


El lugar de disposición de Producto terminado debe mantenerse limpio y sin elementos que interrumpan el libre desplazamiento del equipo de trabajo o de los mismos productos a despachar.

El lugar de disposición de Producto terminado debería estar señalizado con el fin de identificar fácilmente tipos de productos, tipos de pedido, fechas de entrega, caducidad, etc. Todas aquellas variables relacionadas con el asertivo despacho de mercancía.


En el transporte de mercancía desde la planta de producción hasta el cliente final, se deben controlar variables importantes, tales como; temperatura, peso, tipo de materiales y empaque, con el fin de garantizar las condiciones optimas en el transporte del producto y evitar posibles reprocesos por devoluciones.

Es importante prestar atención a las actividades relacionadas con la gestión organizacional, algunas acciones de mejora que pueden impactar positivamente en la productividad son:

Cuando se realice una reunión, se debe planear teniendo como meta, el logro de algunos objetivos planteados para esta, y es importante mantener un registro documental, con el fin de realizar seguimiento y control a los compromisos adquiridos y los responsables asignados.


Implementar la Planeación Estratégica permitirá tener objetivos claros en la organización, propendiendo por una cultura organizacional de mejora continua y permitiendo con esto, la gestión por indicadores.

Establecer indicadores de Productividad que soporten la gestión de acciones de mejora continua y resalten la importancia de implementar buenas prácticas para la productividad.


Mantener al equipo de trabajo actualizado en temas relacionados con su labor, impacta positivamente en la optimización del trabajo, lo que conlleva a mejoras en la productividad organizacional.

Crear espacios de integración en donde la alta gerencia comparta la visión de la organización y el equipo de trabajo pueda aportar ideas con el potencial de convertirse en soluciones innovadoras para el logro de las metas planteadas.



Actividades De Entrada

1-¿Existe un proceso estandarizado para la consecución de clientes?.

2-¿Existe un proceso estandarizado para documentar los requerimientos del cliente?.

3-¿Existe un proceso estandarizado para la generación de contratos u órdenes de servicios?.

4-¿Las actividades se planifican teniendo en cuenta los tiempos y recursos requeridos en cada etapa de los procesos?.

Actividades De Transformación

5-¿El trabajo se realiza de acuerdo a un orden, basado en la prioridad de las fechas de entrega del servicio?.

6-¿Se tienen estimados los tiempos que toman las diferentes actividades claves relacionadas con los procesos?.

7-¿Existen procedimientos de trabajo estándar actualizados para mostrar cómo se hace el proceso, incluyendo los flujos de información y estos procedimientos son de fácil acceso para el equipo de trabajo?

8-¿El área técnica ha generado productos, informes, propuestas, etc., que no satisfacen necesariamente los requerimientos del área comercial y se almacenan por tiempo indefinido, con argumentos como el de "mantener los recursos ocupados"?.

Actividades De Salida de Producto y/o Servicio

9-¿La empresa tiene conocimiento actualizado del porcentaje de devoluciones, reprocesos o retrabajos asociados a los servicios suministrados a clientes?.

10-¿Existe un procedimiento de control de calidad previo a la entrega del servicio?.

11-¿Existe un procedimiento de registro de Servicios entregados a satisfacción del cliente documentado?.

12-¿Los servicios prestados se documentan y son de fácil acceso para los miembros del equipo?.

Actividades De Gestión Organizacional

13-¿Es común que en su empresa se hagan reuniones a donde asisten personas que no tienen nada que ver con el tema a tratar y/o no se llega a ninguna conclusión y/o no se genera un acta de la reunión y/o no se tiene objetivo claro?.

14-¿Existe un plan de incentivos para el equipo de trabajo relacionado con el cumplimiento de indicadores de productividad?

15-¿En el último año se capacito al equipo, buscando mejorar sus competencias en temas no relacionados con el estricto cumplimiento de normatividad (Ej: SST y/o Habeas Data)?.

16-¿En su empresa tienen canales de comunicación virtuales (Whatsapp, Facebook, etc) en donde se comparte información que a veces no tiene nada que ver con las labores que Ud. realiza?

Un Momento por favor, Estamos Midiendo sus Resultados....


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0 - 90pts

91 - 200pts

201 - 300pts

Practicas Para la Productividad Adecuadas
Practicas Para la Productividad Por Mejorar
Practicas Para la Productividad Inadecuadas

Tu Puntaje

---

Excelente, No Necesitas Planes De Accion o Mejora

Es Necesario un Plan de Accion para Mejorar la Productividad de tu Empresa, click en el boton para generar un plan de accion

Se requiere Urgente un Plan de Accion para Mejorar la Productividad de tu Empresa, click en el boton para generar un plan de accion

Nombre Empresa

xx de xxxxxxxxx de xxxx

Autodiagnostico de Productividad

120


puntos

0 - 90

91 - 200

201 - 300

Practicas para la productividad adecuadas

Practicas para la productividad aceptables y por mejorar

Practicas para la productividad inadecuadas y por mejorar

Actividades
de entrada

xx

Actividades
de transformacion

xx

Actividades
de salida

xx

Actividades de
gestión organizacional

xx

Acciones De Mejora SUGERIDAS

Los miembros del equipo de ventas deben tener claridad sobre el paquete de servicios que se oferta en la empresa y evitar ofrecer servicios que, aunque estén relacionados con las actividades desarrolladas, no hacen parte del brochure de la organización y pueden llegar a generar retrasos o incumplimiento de estos, por falta de los recursos o las metodologías diseñadas para la prestación de los servicios no ofertados


Es importante diseñar el flujo de información del proceso junto a los formatos, en la etapa de identificación de requerimientos del cliente, es fundamental tener claridad sobre lo que el cliente está solicitando específicamente, garantizando una asertiva interpretación de la información.

El personal encargado de ventas debería conocer de antemano los tiempos y recursos necesarios para prestar el servicio, con esto garantizar que los valores definidos en las negociaciones sean acordes al rango de marguen operativo que tiene establecida la empresa


Es importante que los recursos tengan como criterio para la ejecución de actividades, las fechas de entrega de los servicios vendidos, buscando el cumplimiento asertivo, alineando la programación de actividades con las prioridades de entrega.


Conocer la capacidad instalada es fundamental al momento de la generación de nuevas órdenes de servicio, puesto que la empresa debe contar con los recursos suficientes para prestar el servicio, dando cumplimiento a los tiempos ofertados en la negociación.

Es fundamental contar con las metodologías previamente diseñadas y probadas para la prestación de los servicios, esto garantizando homogeneidad en los resultados con cada cliente.


La gerencia visible es una manera eficiente de mantener al equipo enfocado en la consecución de resultados, es pertinente realizar seguimiento a cada uno de los proyectos a través de un tablero, pantalla o alguna herramienta que permita a todo el equipo estar enterado fácilmente de los resultados de la organización actualizados día a día.

Establecer un proceso de entrega de servicios a los clientes en donde se evidencie la efectiva prestación del servicio y la recepción a conformidad, evitando futuros reclamos que puedan deteriorar la relación con los clientes.


Documentar cada servicio prestado, buscando una gestión del conocimiento que permita procesos de mejora continua y trazabilidad en la información de los clientes.

La relación con los clientes debe mantenerse incluso después de la prestación del servicio con el fin de poder ofrecerles servicios complementarios.


Con el fin de mejorar la propuesta de valor, es fundamental reunirse con los clientes y en un ambiente propicio, identificar oportunidades de mejora en la prestación del servicio.

La gerencia visible es una manera eficiente de mantener al equipo enfocado en la consecución de resultados, es pertinente realizar seguimiento a cada uno de los proyectos a través de un tablero, pantalla o alguna herramienta que permita a todo el equipo estar enterado fácilmente de los resultados de la organización actualizados día a día.


Es importante escuchar las sugerencias del cliente interno (Equipo de trabajo) con el fin de identificar oportunidades de mejora en la eficiencia operativa de la organización.

La gestión a través de indicadores, es una herramienta relevante para la toma de decisiones basada en datos y no en supuestos.


Reconocer el buen desempeño de los miembros del equipo de trabajo, mantiene un buen clima laboral y motiva al personal a trabajar en torno a la mejora continua de la organización.

Por Favor, Contesta todas las Preguntas para continuar a la siguiente seccion....

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Fecha del Evento: Octubre 23 del 2018

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